Organizácia - časť 1

Štruktúra tímu Projektov PRINCE2 Štruktúra zabezpečuje komunikačné kanály smerom k rozhodovateľom, ale taktiež, ak je potrebné, zabezpečuje riadenie na základe výnimky a delegovanie autority. Veľmi zložitá a hierarchicky vysoká štruktúra riadenia nie je vhodná, je byrokratická a malo by sa jej vyhnúť. Na druhej strane, nedostatočná zaangažovanosť zo strany Projektového výboru bude tiež viesť k problémom. Roly Projektového výboru a Projektového manažéra sa nedajú delegovať. Roly Výkonného riaditeľa projektu a Projektového manažéra by nemala vykonávať viac ako jedna osoba a rola Projektového manažéra sa nesmie spájať so žiadnou z rolí Projektového výboru. V Prílohe B Manuálu ESSENCE Základy metódy projektového riadenia PRINCE2® sú uvedené popisy každej roly projektového tímu a bolo by dobré pripraviť ich pre každú osobu v tíme, aby sa vedelo o ich zodpovednostiach, cieľoch, limitoch v autorite, vzťahoch a reportovaní. Špecifikácia Projektového výboru Autoritu: Jednotliví členovia Projektového výboru potrebujú autoritu v rámci organizácie, aby boli schopní vyčleniť zdroje, prijímať strategické rozhodnutia pre projekt a rozumieť  širšiemu podnikovému kontextu projektu. Úroveň hodnotového poradia v organizácii bude závisieť od veľkosti organizácie a dôležitosti projektu. Schopnosť delegovať:  Riadiaci výbor projektu riadi na základe výnimiek, a preto potrebuje delegovať prácu na projekte, aby si vedel udržať strategickejší pohľad na progres v projekte. Nemal by však delegovať svoje zodpovednosti alebo účasť na stretnutiach. Výkonný riaditeľ projektu Hlavný používateľ Hlavný dodávateľ V PRINCE2® sa používa princíp ‘riadenie na základe výnimky’, čo znamená, že Projektový výbor schváli plán s Projektovým manažérom a ponechá už na neho/ňu, aby ho realizoval/a, pokiaľ sa nepredpokladá, že sa niečo odchýli od tohto schváleného plánu. Pretože Projektový výbor nepracuje na projekte na plný úväzok, je potrebné monitorovať všetky aspekty projektu nezávisle od Projektového manažéra. Je to rola Odborného zabezpečenia projektu. Odborné zabezpečenie projektu je širšou rolou ako len jednoduchou kontrolou. Malo by poskytovať rady Projektovému manažérovi a viesť ho, aby sa zlepšila kvalita projektu a jeho jednotlivých produktov. Dve základné funkcie odborného zabezpečenia projektu sú: zabezpečiť kvalitu riadenia PRINCE2® projektu a aby dodané produkty projektu boli dostačujúce pre zákazníkov a používateľov. Pri každej zmene navrhnutej v projekte je potrebné rozhodnúť, či sa schváli alebo nie. V projektoch, kde sa očakáva, že úroveň zmien bude nízka, môže túto zodpovednosť vykonávať Projektový výbor sám. V dynamických projektoch, v ktorých sa očakáva mnoho zmien, môže Projektový výbor delegovať túto zodpovednosť na Autoritu pre zmenu.     Projektový výbor Projektového manažéra   Projektový manažér Je obvyklé, že Projektový manažér je zo strany zákazníka. Niekedy však môže byť zo strany dodávateľskej organizácie, alebo môže byť menovaný ako nezávislý kontraktor. Hlavnou zodpovednosťou Projektového manažéra je zabezpečiť, aby projekt vyprodukoval požadované produkty v požadovaných štandardoch kvality a v rámci špecifikovaných obmedzení týkajúcich sa času a nákladov. Aby sa to dosiahlo, musí Projektový manažér plánovať, spojiť sa s používateľmi a dodávateľmi, musí komunikovať so všetkými zapojenými stranami a tiež musí neustále informovať Projektový výbor.  Vedúci tímu Vedúci tímu je obvykle zo strany dodávateľskej organizácie a má dodávať produkty v rámci Pracovných balíkov. Niekedy sú produkty požadované aj zo strany organizácie zákazníka. Príkladom môže byť napríklad zoznam zákazníkov pre marketingovú kampaň, ktorý musí byť dodaný obchodným oddelením, ktorého sa kampaň týka aj napriek tomu, že kampaň bude realizovaná (externým alebo interným) dodávateľom. Môže sa stať, že Vedúci tímu je organizačne nadriadený Projektovému manažérovi, ale v projekte je podriadený Projektovému manažérovi a musí mu reportovať. Projektový manažér v závislosti od veľkosti projektu a jeho zložitosti môže požadovať pomoc s administráciou, plánovaním a reportovaním. Na pomoc Projektovému manažérovi, aby zvládal všetky úlohy, môže byť menovaná rola Podpory projektu. Poskytnutie roly Podpory projektu na formálnom základe je dobrovoľné (hoci práca nie je dobrovoľná) a riadi sa individuálnymi potrebami projektu.  Jedným špecifickým aspektom, ktorý sa musí vziať do úvahy, je riadenie konfigurácií. Podpora projektu bude zodpovedná  za spravovanie postupu riadenia konfigurácií ako je definované v Stratégii riadenia konfigurácií. Treba poznamenať, že roly Podpory projektu a Odborného zabezpečenia projektu musia zostať oddelené, aby sa udržala nezávislosť Odborného zabezpečenia projektu. Projekty sú obvykle multifunkčné, a preto línie organizácie v oblasti podávania správ a úrovne riadenia zodpovedností nie sú niekedy rovnaké ako línie v projekte.  Môže to spôsobiť ťažkosti, ak organizácia jasne nestanoví autoritu projektu. Veľkou pomocou pri prekonaní tohto je popis rolí. Projektový výbor musí riešiť konflikty medzi prioritami manažmentu organizácie a prioritami projektu. Centrum spôsobilostí je centrálnou jednotkou zodpovednou za definovanie štandardov, poskytovanie zručností a aj za poskytovanie určitého odborného zabezpečenia projektu. Stratégia riadenia komunikácie Postup komunikácie – Postup komunikácie je daný ako popis všetkých komunikačných metód, ktoré sa použijú. Manuál  PRINCE2 sa o tom veľmi nerozpisuje, ale treba poznamenať, že obsahuje postup ako zapojiť všetkých účastníkov projektu. Je to podstatné pre dvojstrannú komunikáciu a Odborné zabezpečenie projektu môže skontrolovať, či tento postup funguje flexibilne. Pri každej hranici etapy sa musí preskúmať, či je stratégia efektívna a majú sa v nej podľa potreby urobiť zmeny. Zmeny môžu vzniknúť aj kvôli zmenám v  Projektovom  tíme. Identifikujú sa komunikačné linky medzi projektom a podnikovým alebo programovým riadením. Uvedie sa, aké správy sú požadované, ich frekvencia, obsah a komu majú byť predložené. Ak existujú vzájomné súvislosti medzi projektmi, zachytia sa všetky komunikačné kanály a požiadavky.    Primárnymi účastníkmi projektu sú sponzori organizácie, ktorí identifikujú potrebu realizácie projektu a poskytujú podnikovú autorizáciu; používatelia, ktorí budú používať výsledky projektu na získanie prínosov; a dodávatelia, ktorí poskytujú zdroje a zručnosti na dodanie produktov projektu. Títo účastníci sú zastúpení v Projektovom výbore. Všetci členovia projektového  tímu sú tiež účastníkmi, ale obvykle existujú aj ďalší účastníci projektu. Analýza účastníkov projektu poskytne informácie o záujmoch účastníkov. Na základe toho je potrebné pripraviť plán na zapojenie účastníkov projektu s efektívnou komunikáciou v rámci projektu a mimo neho. Je to súčasťou stratégie riadenia komunikácie. Kto? – treba identifikovať účastníkov projektu. Ako? – zapojíme účastníkov– definovať stratégiu Urobiť – realizujte plán a zapojte účastníkov projektu Výsledok– zmerajte efektívnosť a upravte plán podľa potreby

Ostatné videá z rovnakej kategórie (Organizácia):

Organizácia - zhrnutie

Stručné zhrnutie témy Organizácia v projektoch PRINCE2....

Organizácia - časť 2

Stratégia riadenia komunikácie - šesť krokov vytvárania stratégie...

Na pozeranie tohoto videa potrebujete účet, ktorý ma vyšsie práva.

Komentáre

Pre pridávanie komentárov sa musíte prihlásiť.